Monatsplan: So legen Sie einen Kalender in Excel an (inkl. Vorlage)

„Planung ist das halbe Leben“, sagt ein altes Sprichwort – und zumindest im Business-Kontext ist da was dran. Je sorgsamer und strukturierter Sie Ihre Zeit planen, desto schneller und einfacher können Sie anfallende Aufgaben erledigen. Zugleich stellen Sie sicher, dass Sie im oft stressigen Alltag nichts Wichtiges vergessen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach in Excel einen Monatsplan erstellen und so Ihre Organisation verbessern.

Warum ist eine Monatsplan-Vorlage sinnvoll?

Nicht nur von Tag zu Tag zu planen, sondern gleich einen ganzen Monatskalender zu führen, bringt eine ganze Reihe von Vorzügen mit sich. Überschrieben werden könnten diese wohl am besten mit „den Überblick behalten“.

Ein Monatsplan hilft Ihnen, die einzelnen Tage und Wochen besser zu strukturieren, Aufgaben womöglich zusammenzufassen und effizient zu bearbeiten, ohne dabei etwas zu vergessen.

Auch erleichtert er es, ein realistisches Arbeitspensum einzuhalten. Häufig brauchen Aufgaben mehr Zeit als benötigt. Das führt schnell zu Hektik – denn verschiebt sich auch nur eine Aufgabe, hat das Einfluss auf alle folgenden. In Ihrem Monatsplan sehen Sie auf einen Blick, an welchen Tagen schon sehr viele Termine und Pflichten anstehen und an welchen noch freie Slots belegt werden können.

Da ein Monatsplan in der Regel weniger detailliert ausfällt als ein Tages- oder Wochenplan, eignet er sich zudem gut, um die Entwicklung mittel- und langfristiger Projekte mit etwas Abstand zu betrachten und strukturiert auf die Erreichung von Zielen hinzuwirken. Sie können zum Beispiel einfach ein oder zwei Tage im Monat festlegen, an denen Sie ausschließlich an Ihrem Unternehmen arbeiten (statt darin) und so verhindern, dass Sie vor lauter Alltagsgeschäft nicht mehr dazu kommen, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.

In der Summe kann ein Monatsplan Ihnen also helfen, in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit mehr zu erreichen und gleichzeitig weniger Stress zu haben. Eine passende Vorlage wiederum erleichtert Ihnen die regelmäßige Erstellung des Monatskalenders.

Das gehört in Ihren Monatskalender

Ihren Monatsplan können Sie ganz nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen gestalten. In der Regel bietet er eine Übersicht über alle Tage des Monats und die Möglichkeit, zu jedem Tag Notizen aufzuschreiben.

In Ihrem Monatskalender können Sie all Ihre beruflichen Termine festhalten und organisieren. Dazu zählen auch Aufgaben, die zu einer bestimmten Zeit erledigt sein müssen oder im Alltag immer wiederkehren. Der Plan eignet sich aber auch, um private To-dos zu erfassen und dafür zu sorgen, dass sie neben der Arbeit nicht vernachlässigt werden. Wollen Sie auf die berühmte Work-Life-Balance achten, können Sie zudem Urlaube und Termine in der Freizeit in den Kalender eintragen.

Um den Überblick zu behalten, können Sie für Beruf und Freizeit separate Monatspläne führen oder in einem gemeinsamen Kalender mit verschiedenen Farben und Markierungen arbeiten.

Monatsplan mit Microsoft Excel erstellen

Das Gerüst für Ihren Monatsplan in Excel zu erstellen, dauert nicht lange. In die oberste Zeile schreiben Sie die Tage von Montag bis Sonntag. In der ersten Spalte können Sie die Kalenderwochen festhalten. Die einzelnen Zellen ziehen Sie in eine Größe, die ausreichend Platz für das konkrete Datum und Ihre Notizen bietet.

Beim Ausfüllen sollten Sie zuerst Ihre festen Termine eintragen. Dazu gehören Konferenzen, Geschäftsreisen, Team-Meetings, Kundengespräche, aber auch Urlaub und freie Tage. Aufgaben, die nicht zeitkritisch sind, verteilen Sie anschließend auf die noch freien Zeiten im Kalender.

Achten Sie darauf, Ihren Plan nicht restlos mit Aufgaben zu füllen, sondern versuchen Sie lieber, auch Pufferzeiten für To-dos und Regenerationszeiten für sich selbst mit einzuplanen. So können Sie flexibel auf unvorhergesehene Änderungen oder Probleme reagieren, ohne dass gleich der ganze Monatsplan nicht mehr aufgeht.

Monatsplan digital oder zum Ausdrucken?

Ihre fertige Monatsplan-Vorlage können Sie wahlweise digital mit Terminen und Aufgaben bestücken oder ausdrucken und per Hand beschreiben. Vorteil der digitalen Variante ist, dass Sie das Dokument in einer Cloud speichern können. Das ermöglicht es Ihnen, von überall und jedem Gerät aus darauf zuzugreifen, Termine einzusehen und falls nötig Änderungen vorzunehmen.

Trotz dieser hohen Flexibilität präferieren viele Menschen das Arbeiten auf Papier. Ein gedruckter Plan kann mit verschiedenen Stiften beschrieben, zerschnitten, beklebt und zusammen mit anderen Dokumenten auf einem Tisch ausgebreitet werden. Das kann unter Umständen die Kreativität beflügeln und Ihnen ganz andere Perspektiven ermöglichen als der stete Blick auf einen Bildschirm.

Beide Varianten erfüllen ihren Zweck. Probieren Sie am besten einfach aus, ob es sich für Sie persönlich am besten digital oder analog arbeitet. Auch eine Kombination ist denkbar.

Fazit: Mit einem Monatskalender zu mehr Struktur und Fokus

Wenn Sie nicht von Tag zu Tag leben, sondern Aufgaben, Projekte und auch Erfolge langfristig vorbereiten möchten, ist ein Monatsplan das richtige Werkzeug für Sie. Durch ihn behalten Sie immer den Überblick über Termine und Deadlines, können ähnliche Aufgaben einfacher erkennen, bündeln und dadurch konzentrierter und produktiver arbeiten.

Außerdem wird es Ihnen leichter fallen, eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu behalten. Auch wenn Sie möglicherweise eine kurze Einarbeitungszeit benötigen und sich an das Pflegen des Planers erst gewöhnen müssen: Geben Sie ihm unbedingt eine Chance.

Titelbild: Pra-chid / getty images