Parkinsonsche Gesetz: So vermeiden Sie Zeitdruck

Im hektischen Geschäftsalltag birgt ein oft übersehener Faktor das Potenzial, die Arbeitsweise und den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich zu beeinflussen: das Parkinsonsche Gesetz.

Dieses Phänomen könnte der Schlüssel sein, um die Effizienz der einzelnen Mitarbeitenden zu steigern und neue Möglichkeiten der Arbeitsteilung zu enthüllen. Im folgenden Text klären wir, wie Sie es nutzen können, um nicht nur selbst produktiver zu arbeiten, sondern auch für Ihre Mitarbeitenden die Tür zu neuen Geschäftsmöglichkeiten zu öffnen.

Hinter diesem scheinbar simplen Prinzip verbirgt sich eine faszinierende Facette des menschlichen Denkens. Denn dabei spielen psychologische Faktoren eine Rolle, die eng mit der Prokrastination verwandt sind. Den Betroffenen geht häufig einer der folgenden Gedanken durch den Kopf:

• „Die schwierigen oder unangenehmen Teile der Aufgabe erledige ich später, ich habe schließlich noch viel Zeit.“
• „Ich bin zwar eigentlich schon fertig, aber ich würde das Ergebnis gern noch etwas verbessern.“
• „Wenn ich die Aufgabe früher als geplant erledige, bekomme ich beim nächsten Mal mehr Arbeit aufgebrummt.“

In der Folge arbeiten einige Menschen, Abteilungen und Behörden sehr ineffizient. Mit effektivem Zeitmanagement ließe sich meist die gleiche (oder eine marginal geringere) Ergebnisqualität erzielen und viel weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Die psychologischen Hintergründe dieses Gesetzes verdeutlichen, wie stark unsere Wahrnehmung von Zeit und Aufgaben unser Verhalten beeinflusst. Es offenbart, dass das Gesetz nicht nur ein Axiom der Produktivität, sondern auch der menschlichen Natur ist.

Parkinsonsches Gesetz: Beispiele für das Gesetz der Ineffizienz

Ein Beispiel für eine Variante des Parkinsonschen Gesetzes sind Schülerinnen und Schüler, oder auch Studierende, die ihre Hausarbeiten und Klausurvorbereitungen auf die letzte Minute erledigen, obwohl sie im Vorfeld eigentlich jede Menge Zeit dafür hatten. Diese Zeit nutzen sie aber für andere Dinge oder erledigen ihre Aufgaben so ineffizient, dass von Fortschritt keine Rede sein kann.

Ein anderes Beispiel sind Abschlussarbeiten: Nicht umsonst nehmen viele Universitäten Bachelor- und Masterarbeiten auch noch bis Mitternacht des Stichtages an. Die Studierenden verwenden die ihnen zur Verfügung stehende Zeit oft dafür, die Texte endlos nochmals durchzugehen, um auch den letzten Rechtschreibfehler zu finden. Doch auch das ist keine effektive Arbeitsweise.

Das Parkinsonsche Gesetz zeigt sich unter anderem auch im Social-Media-Management: Meist ist genug Zeit, um Beiträge für Wochen im Voraus zu planen, doch bei der tatsächlichen Umsetzung der Pläne neigen Social-Media-Teams häufig dazu, in den letzten Momenten zu agieren.

Ebenso manifestiert sich das Gesetz im Selbstmanagement: Freiberufler und Freiberuflerinnen könnten ihre Projekte etwa effizienter gestalten, indem sie klar definierte Arbeitszeitfenster nutzen, anstatt Aufgaben aufzuschieben und in stressigen Momenten ineffizient zu handeln.

Cyril Northcote Parkinson: Der Urheber des Parkinsonschen Gesetzes

Formuliert wurde das Gesetz im Jahr 1955 vom englischen Historiker und Soziologen Cyril Northcote Parkinson. Neben dem im englischen Original als „Parkinson’s law“ bekannten Gesetz formulierte er noch einige weitere Lehrsätze. Allgemein sind Parkinsons Formulierungen meist ironisch oder zynischer Natur, sie können allerdings auch nicht als reine Fiktion von der Hand gewiesen werden.

Ein weiteres berühmtes Gesetz von Parkinson ist das „Gesetz der Trivialität“, das beschreibt, dass unwichtige Sachverhalte oft besonders lange diskutiert werden. Parkinson basierte seine Gesetze und Regeln auf eigenen Beobachtungen in verschiedenen Behörden und Instituten, unter anderem lehrte er auch selbst Geschichte an der Universität von Malaysia.

Die Entstehung des Parkinsonschen Gesetzes

Konkret entstand Parkinsons Gesetz aus seinen Erfahrungen mit der englischen Bürokratie. Er beobachtete, dass bürokratische Aufgaben dazu tendieren, immer aufwendiger und komplexer zu werden, je mehr Zeit diesen Aufgaben zur Verfügung steht. Dies belegte er anhand der Angestelltenverhältnisse des britischen Kolonialbüros.

Obwohl die Zahl der britischen Kolonien immer weiter abnahm, stieg die Zahl der Angestellten des Kolonialbüros zur gleichen Zeit stetig an. Parkinson stellte fest, dass sich die Zahl der Mitarbeitenden pro Jahr etwa um 5 bis 7 % erhöhte, obwohl die Arbeit, die für die Verwaltung der Kolonien aufzuwenden war, sogar nachweislich abnahm.

Publik machte Parkinson sein neues Gesetz dann mithilfe eines Essays in der internationalen Zeitung „The Economist“, in welchem er die Geschichte einer alten Dame erzählt, welche einen kompletten Tag damit verbringt, eine Karte zu schreiben. So zeigt er in dem Essay satirisch auf, wie sich Aufgaben so sehr ausdehnen können, dass sie jede Minute des Tags ausfüllen können.

Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich allerdings nicht nur in der britischen Verwaltung der 1950er-Jahre beobachten, sondern spielt auch heute und in vielen Berufen eine Rolle.

Das Parkinsonsche Gesetz mit richtigem Zeitmanagement umgehen

Wer um die Existenz des Parkinsonschen Gesetzes weiß, der kann sich (und seine eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) durch einige Taktiken davor schützen. Das Bewusstsein dafür ermöglicht es, die Macht der Zeit zu nutzen, anstatt von ihr beherrscht zu werden. Einige Hilfsmittel für gutes Zeitmanagement, um das Parkinsonsche Gesetz zu umgehen, stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

• To-do-Listen: To-do-Listen sind wirksame Tools, um das Parkinsonsche Gesetz zu bekämpfen. Ob analog oder digital, mit To-dos visualisieren und organisieren Sie Ihre Aufgaben, wodurch Aufschieberitis reduziert wird. Diese Listen fördern eine gezielte und strukturierte Herangehensweise an Aufgaben.
• Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Das Pareto-Prinzip konzentriert sich auf die ergebnisorientierte Auswahl von Aufgaben. Durch Fokussierung auf die 20% der Aufgaben, die 80% des Ergebnisses liefern, nutzen Sie Ihre Zeit effizient, anstatt sich ewig an unwichtigen Tasks abzuarbeiten.
• ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode unterstützt Sie dabei, die Schritte zur Aufgabenerfüllung effizient zu planen, von der Aufgabenliste bis zur Prioritätensetzung. Diese strukturierte Herangehensweise stärkt das Zeitmanagement, um das Parkinsonsche Gesetz zu überwinden.
• Pomodoro-Technik: Diese Technik basiert auf kurzen, fokussierten Arbeitsintervallen, gefolgt von Pausen. Sie steigert die Produktivität, indem sie den Fokus schärft und die Neigung zur Ausdehnung von Aufgaben minimiert.
• Eisenhower-Prinzip: Dieses Prinzip hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. So unterstützt die Eisenhower-Technik die effektive Priorisierung von Aufgaben, um dem Gesetz zu widerstehen.

Deadlines richtig setzen

Die wichtigste Stellschraube zur Optimierung der Arbeitsauslastung sind Deadlines. Wie das Parkinsonsche Gesetz beschreibt, wirken sich zu großzügig gesetzte Deadlines negativ auf die Produktivität aus. Allerdings gibt es auch eine minimale Zeit, die Sie benötigen, um eine bestimmte Aufgabe zumindest zufriedenstellend abzuschließen.

Die Kunst besteht darin, dass Sie wissen, wie lange diese minimale Zeit für verschiedene Aufgaben ist. Ihre Deadlines können Sie etwas weniger ehrgeizig setzen als diese minimale Zeit, um nicht ständig unter Hochdruck zu arbeiten.

Prämien für Mitarbeitende

Falls Sie Mitarbeitende führen, können Sie einen weiteren Trick zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes anwenden: Prämien für schnelles Arbeiten anbieten. Auf diese Weise motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dazu, ihre Aufgaben mit hoher Produktivität auszuführen und finden so heraus, wo die minimale Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben liegt. Im Nachhinein können Sie alle folgenden Deadlines an diesen Zeiten orientieren.

Lohnsystem an Leistung ausrichten

Je nach Beschäftigungsverhältnis können Sie auch ein Lohnsystem einführen, das nicht auf einem Stundenlohn, sondern auf leistungsbasierten Zahlungen beruht. Das führt dazu, dass sich die psychologischen Mechanismen, die mit dem Parkinsonschen Gesetz verknüpft sind, gar nicht erst ausbilden können.

Weitere Maßnahmen können sein:

• Aufgaben auf bestimmte Tageszeiten legen (morgens sind viele Menschen motivierter)
• richtige Anzahl an Mitarbeitenden für eine Aufgabe einplanen
• Prioritäten richtig setzen
• Etappenziele definieren

Parkinsonsches Gesetz: Vor- und Nachteile der Regel

Das Parkinsonsche Gesetz entfaltet einen subtilen Einfluss auf Ihre Arbeitsweise. Wir haben Ihnen eine Übersicht zusammengestellt, die sowohl die positiven als auch die negativen Seiten des Phänomens beleuchtet.

Vorteile des Parkinsonschen Gesetzes

Vorteilhaft ist das Parkinsonsche Gesetz besonders, wenn Ihre Zeit knapp bemessen ist. So sehr sich Aufgaben bei späten Deadlines in die Länge ziehen können, gilt die Regel nämlich auch in die entgegengesetzte Richtung und verkürzt die eigentliche Arbeitszeit, die für eine Aufgabe benötigt würde, wenn die Sekunden zu schnell verrinnen.

• Es hilft Ihrer Effizienz: Unter dem Druck von knappen Fristen neigen Menschen dazu, ihre Arbeitsweisen zu optimieren und schneller Ergebnisse zu erzielen.
• Es richtet Ihren Fokus auf das Wesentliche: Das Gesetz kann helfen, Ihre Aufmerksamkeit auf die zentralen Aufgaben zu lenken, da Sie sich bei Zeitdruck auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.
• Es hilft, effektives Zeitmanagement zu etablieren: Dank des Zeitdrucks lernen Sie, Ihre Zeit bewusster einzuteilen und Prioritäten zu setzen. Außerdem kann rein das Wissen um das Parkinsonsche Gesetz dazu beitragen, dass Sie sich einschränken, wenn Sie das nächste Mal versucht sind, Ihre Aufgabe in die Länge zu ziehen.

Nachteile des Parkinsonschen Gesetzes

Die Anpassungsfähigkeit des Parkinsonschen Gesetzes zeigt sich nicht nur in gesteigerter Effizienz und Fokus. Es bringt jedoch auch Nachteile mit sich, besonders wenn die Zeit knapp bemessen ist.

Während Aufgaben bei späten Deadlines oft die Neigung zur Ausdehnung aufweisen, kann das Gesetz ebenso dazu führen, dass die eigentliche Arbeitszeit verkürzt wird, wenn die Sekunden zu schnell verrinnen. Hier sind einige der potenziellen Nachteile dieses Phänomens:

• Sie machen Abstriche in der Qualität: Der Fokus auf die Fertigstellung innerhalb der vorgegebenen Zeit kann zu einem Nachlassen der Arbeitqualität führen.
• Es führt zu mehr Stress und potenziell Burnout: Die ständige Anspannung, unter Zeitdruck zu arbeiten, erhöht das Stressniveau und das Risiko von Burnout.
• Es führt zu weniger Kreativität: Der Zeitdruck kann dazu führen, dass kreative Denkprozesse vernachlässigt werden, was die Innovationskraft beeinträchtigen kann.

Zu lange Deadlines sind schädlicher als zu kurze

Aus dem Parkinsonschen Gesetz folgt, dass eine zu lang gesetzte Deadline schwer zu erkennen ist, da sie sich meistens als „gerade noch genug Zeit“ darstellt. Wer nicht aktiv gegensteuert, fällt in einen Teufelskreis aus immer länger werdenden Deadlines mit immer niedrigerer Produktivität.

Bei zu kurzen Deadlines leidet zwar die Arbeitsqualität, jedoch ist diese deutlich leichter zu erkennen – nämlich am Feedback der Mitarbeitenden. Daher kann es sinnvoll sein, den Termindruck ab und zu etwas zu erhöhen.

Unter Druck zu stehen, ist bei manchen Menschen unter Umständen notwendig, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Jedoch ist das kein wünschenswerter, da er zu übermäßigem Stress führt. Sollten Sie dies auch bei sich selbst beobachten, kann es sich lohnen, etwas an diesen Tendenzen und Ihrem Zeitmanagement zu arbeiten.

Fazit: Zeitdruck vermeiden mit dem richtigen Zeitmanagement

Abschließend lässt sich festhalten, dass das Parkinsonsche Gesetz eine facettenreiche Dynamik in der Arbeitswelt entfaltet. Es regt dazu an, die Art und Weise, wie wir mit Zeit umgehen, zu überdenken.

Während es einerseits die Effizienz steigert und den Blick auf das Wesentliche lenkt, erfordert es andererseits eine bewusste Balance, um Abstriche in der Qualität, Stress und kreative Einbußen zu vermeiden. Die bewusste Auseinandersetzung mit diesem Phänomen ermöglicht es, die Stärken zu nutzen und die Herausforderungen zu bewältigen – letztlich für ein effektiveres und erfüllenderes Arbeitsleben.

 

Titelbild: Ralf Geithe / iStock / Getty Images Plus