Haben auch Sie sich schon manchmal gefragt, warum einige Behörden gewaltige Summen verschlingen und eine Armee von Angestellten beschäftigen, im Verhältnis dazu aber dennoch scheinbar kaum etwas leisten? Auch manche Kollegen sind den ganzen Tag geschäftig bei der Arbeit. Bei genauerer Betrachtung sind deren Leistungen aber nur unterdurchschnittlich. Wie kann das sein? Eine Antwort darauf liefert das Parkinsonsche Gesetz.

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Wer eine bestimmte Deadline für eine bestimmte Aufgabe erhält, wird auch alle Zeit bis zu dieser Deadline brauchen, um die Aufgabe zu erfüllen (egal wie umfangreich sie auch sein mag).

Cyril Northcote Parkinson: Der Urheber des Parkinsonschen Gesetzes

Formuliert hat dieses Gesetz im Jahr 1955 ein englischer Historiker und Soziologe namens Cyril Northcote Parkinson. Neben diesem Gesetz formulierte er noch einige weitere „Regeln“. Allgemein sind Parkinsons Formulierungen ironisch oder zynischer Natur, sie können allerdings auch nicht als reine Fiktion von der Hand gewiesen werden.

Ein weiteres berühmtes Gesetz von Parkinson ist das „Gesetz der Trivialität“, das beschreibt, dass unwichtige Sachverhalte oft besonders lange diskutiert werden. Parkinson basierte seine Gesetze und Regeln auf eigenen Beobachtungen in verschiedenen Behörden und Instituten, unter anderem lehrte er auch selbst Geschichte an der Universität von Malaysia.  

Die Entstehung des Parkinsonschen Gesetzes 

Das Parkinsonsche Gesetz entstand aus Parkinsons Erfahrungen mit der englischen Bürokratie. Er beobachtete, dass bürokratische Aufgaben dazu tendieren, immer aufwendiger und komplexer zu werden, je mehr Zeit diesen Aufgaben zur Verfügung steht. Dies belegte er anhand der Angestelltenverhältnisse des britischen Kolonialbüros.

Obwohl die Zahl der britischen Kolonien immer weiter abnahm, stieg die Zahl der Angestellten des Kolonialbüros zur gleichen Zeit stetig an. Parkinson stellte fest, dass sich die Zahl der Mitarbeiter pro Jahr etwa um 5 bis 7 % erhöhte, obwohl die Arbeit, die für die Kernaufgabe (die Verwaltung der Kolonien) aufzuwenden war, sogar nachweislich abnahm.

Das Parkinsonsche Gesetz lässt sich allerdings nicht nur in den britischen Behörden der 1950er-Jahre beobachten, sondern spielt auch heute und in vielen Berufen eine Rolle. 

Bis zur letzten Sekunde warten: Das Parkinsonsche Gesetz und das Studentensyndrom 

Ein Beispiel für eine Variante des Parkinsonschen Gesetzes sind Schüler und Studenten, die ihre Hausarbeiten und Klausurvorbereitungen auf den letzten Drücker erledigen, obwohl sie im Vorfeld eigentlich jede Menge Zeit dafür hatten. Diese Zeit nutzen sie aber für andere Dinge oder erledigten ihre Aufgaben so ineffizient, dass von Fortschritt keine Rede sein kann. 

Ein anderes Beispiel sind Abschlussarbeiten: Nicht umsonst nehmen viele Universitäten Bachelor- und Masterarbeiten auch noch bis Mitternacht des Stichtages an. Die Studenten verwenden ihre zur Verfügung stehende Zeit oft damit, die Texte endlos nochmals durchzugehen, um auch den letzten Rechtschreibfehler zu finden. Auch das ist keine effektive Arbeitsweise.

Das-Parkinsonsche-GesetzBild: Lehrer-Zeit.de

Dabei spielen psychologische Faktoren eine Rolle, die eng mit der Prokrastination verwandt sind. Den Betroffenen geht häufig einer der folgenden Gedanken durch den Kopf:

  • „Die schwierigen oder unangenehmen Teile der Aufgabe erledige ich später, ich habe schließlich noch viel Zeit.

  • Ich bin zwar eigentlich schon fertig, aber ich würde den Text gern noch etwas verbessern.“

  • „Wenn ich die Aufgabe früher als geplant erledige, bekomme ich beim nächsten Mal mehr Arbeit aufgebrummt.“ 

In der Folge arbeiten einige Menschen, Abteilungen und Behörden sehr ineffizient. Oft ließe sich die gleiche (oder eine marginal geringere) Ergebnisqualität in nur einem Bruchteil der Zeit erledigen, wenn Institutionen ein effektives Zeitmanagement betreiben.

Dem Parkinsonschen Gesetz ein Schnippchen schlagen

Wer um die Existenz des Parkinsonschen Gesetzes weiß, der kann sich (und seine eigenen Mitarbeiter) durch einige Taktiken davor schützen. 

Deadlines richtig setzen

Die wichtigste Stellschraube zur Optimierung der Arbeitsauslastung sind Deadlines. Wie das Parkinsonsche Gesetz beschreibt, wirken sich zu großzügig gesetzte Deadlines negativ auf die Produktivität aus. Allerdings gibt es auch eine minimale Zeit, die Sie benötigen, um eine bestimmte Aufgabe zumindest zufriedenstellend abzuschließen. Die Kunst besteht darin, dass Sie wissen, wie lange diese minimale Zeit für verschiedene Aufgaben ist. Ihre Deadlines können Sie etwas weniger ehrgeizig setzen als diese minimale Zeit, um nicht ständig unter Hochdruck zu arbeiten.

Prämien für Mitarbeiter

Falls Sie Mitarbeiter führen, können Sie einen weiteren Trick zur Überwindung des Parkinsonschen Gesetzes anwenden: Prämien für schnelles Arbeiten anbieten. Auf diese Weise motivieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu, ihre Aufgaben mit hoher Produktivität auszuführen und finden so heraus, wo die minimale Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben liegt. Im Nachhinein können Sie alle folgenden Deadlines an diesen Zeiten orientieren. 

Lohnsystem an Leistung ausrichten

Je nach Beschäftigungsverhältnis können Sie auch ein Lohnsystem einführen, dass nicht auf einem Stundenlohn, sondern auf leistungsbasierten Zahlungen beruht. Das führt dazu, dass sich die psychologischen Mechanismen, die mit dem Parkinsonschen Gesetz verknüpft sind, gar nicht erst ausbilden können. 

Weitere Maßnahmen können sein: 

  • Aufgaben auf bestimmte Tageszeiten legen (morgens sind viele Menschen motivierter)

  • richtige Mitarbeiteranzahl für eine Aufgabe einplanen

  • Prioritäten richtig setzen

  • Etappenziele definieren

Zu lange Deadlines sind schädlicher als zu kurze 

Aus dem Parkinsonschen Gesetz folgt, dass eine zu lang gesetzte Deadline schwer zu erkennen ist, da sie sich meistens als „gerade noch genug Zeit“ darstellt. Wer nicht aktiv gegensteuert, fällt in einen Teufelskreis aus immer länger werdenden Deadlines mit immer niedrigerer Produktivität.

Bei zu kurzen Deadlines leidet zwar die Arbeitsqualität, jedoch ist diese deutlich leichter zu erkennen – nämlich am Feedback der Mitarbeiter. Daher kann es sinnvoll sein, den Termindruck ab und zu etwas zu erhöhen.

Unter Druck zu stehen, ist bei manchen Menschen unter Umständen notwendig, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Jedoch ist das kein wünschenswerter Dauerzustand, da er zu übermäßigem Stress führt. Sollten Sie dies auch bei sich selbst beobachten, kann es sich lohnen, etwas an diesen Tendenzen und Ihrem Zeitmanagement zu arbeiten.

New call-to-actionTitelbild: nadia_bormotova / getty images

Ursprünglich veröffentlicht am 2. Juni 2020, aktualisiert am Juni 02 2020

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Produktivität