Noreply verwenden: Vor- und Nachteile

Überfüllte Postfächer kennt wohl jeder. Um der Flut an eingehenden E-Mails Herr zu bleiben, setzen Unternehmen deshalb häufig auf Noreply-Adressen. Doch das bringt nicht nur Vorteile mit sich, sondern birgt auch gewisse Risiken. Im folgenden Artikel haben wir für Sie die Pros und Contras von Noreply-E-Mails zusammengefasst.

Absenderadresse Noreply: In der Kundenkommunikation weit verbreitet

Ob Bestellungen im Online-Shop, Registrierungen auf der Website oder Anfragen über das Kontaktformular – für die meisten Unternehmen ist es heutzutage selbstverständlich, ihren Kunden bestimmte Aktionen per E-Mail zu bestätigen. Eine Antwort auf diese Mails wollen jedoch die wenigsten. Ähnlich ist es auch beim Versand von Newslettern: Sie sollen die Empfänger zwar informieren, eine direkte Kontaktaufnahme über den Antwort-Button ist jedoch oft nicht vorgesehen.

Aus diesem Grund kommen im E-Mail-Marketing häufig Noreply-Adressen zum Einsatz. Diese lassen sich mit relativ geringem Aufwand einrichten und die Nachrichten werden über automatisierte Systeme erstellt und verschickt. Dabei steckt jedoch kein eigenes E-Mail-Konto dahinter – mit anderen Worten: Der Absender existiert gar nicht. Versucht ein Empfänger dennoch auf die E-Mail zu antworten, wird er wahrscheinlich niemals eine Rückmeldung auf seine Nachricht bekommen oder sie kommt mit dem Vermerk „nicht zustellbar“ zurück.

Als Unternehmer ist Ihre Absicht hinter Noreply-E-Mails vermutlich einfach erklärt und durchaus legitim: Sie wollen den Bearbeitungsaufwand eingehender Mails reduzieren. So können Sie mit Noreply-Adressen nicht nur irrelevanten Antworten wie Autorespondern vorbeugen, sondern auch verhindern, dass verschiedenste Anliegen zunächst zentral gefiltert und anschließend an die zuständigen Stellen weitergeleitet werden müssen.

Was kann passieren, wenn Empfänger nicht antworten können?

Die Vorteile von Noreply-E-Mails leuchten ein, dennoch kann ihre Verwendung auch mit wesentlichen Nachteilen verbunden sein, insbesondere für Unternehmen.

Auswirkung auf die Kundenbeziehung

Wie vieles im Online-Marketing lebt auch E-Mail-Marketing vom Dialog mit Ihren Kunden. Denn die bilaterale Kommunikation trägt wesentlich zum Aufbau der Kundenbeziehung bei. Noreply-E-Mails können sich dabei mitunter negativ auswirken, denn sie deuten stark darauf hin, dass eine Antwort Ihres Kunden nicht erwünscht ist. Das kann schnell falsch aufgefasst werden: So vermitteln Sie dem Empfänger vielleicht den Eindruck, kein Interesse an seinem Anliegen zu haben und ihn nicht ausreichend wertzuschätzen – ein Eindruck, den Sie bei Ihren Kunden unter keinen Umständen erwecken sollten. 

Unerfüllte Erwartungen

Noreply-E-Mails können für Ihre Kunden im Widerspruch zu deren Erwartungshaltung stehen. Denn kurze Wege und schnelle Reaktionen werden im digitalen Zeitalter vorausgesetzt. So wird der erste Klick wahrscheinlich jener auf den Antwort-Button sein, wenn der Empfänger eine Frage oder ein Anliegen zu Ihrer E-Mail hat. Ist das allerdings nicht möglich oder erhält er keine Rückmeldung auf seine Nachricht, kann das bei Ihrem Kunden einen bitteren Nachgeschmack hinterlassen und für Frust sorgen.

Tipp: Um Ihren Empfängern trotz Noreply-E-Mail eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zu geben, können Sie entweder eine alternative Antwort-Adresse (z. B. vom Support, Marketing, Verkauf) einstellen oder einen direkten Link zu verschiedenen Kontaktadressen am Ende des Newsletters anführen.

Endstation Spam-Ordner

Eine optimale E-Mail-Marketing-Maßnahme zu konzipieren ist mit großem Aufwand verbunden. Doch Zeit und mitunter auch Geld sind umsonst investiert, wenn Ihre E-Mails am Ende nicht zugestellt werden. Natürlich landet nicht jede Noreply-Adresse unmittelbar im Spam-Ordner, aber das Risiko, von den immer ausgeklügelteren Spam-Filtern abgefangen zu werden, kann dennoch wesentlich höher sein, als bei „echten“ E-Mail-Adressen.

Verlorenes Potenzial

Der direkte Weg in den Posteingang potenzieller Kunden führt über das Adressbuch. Weil aber keine echte Kommunikationsmöglichkeit besteht, ist es relativ unwahrscheinlich, dass Ihre Empfänger eine Noreply-Adresse speichern. Dadurch gehen Ihnen mitunter aussichtsreiche Kontakt- und Geschäftschancen verloren.

Fehlende Datenhygiene

Effizientes E-Mail-Marketing steht und fällt mit den zugrundeliegenden Adressen. Dazu gehört es auch, den Verteiler kontinuierlich zu pflegen. Nicht zuletzt auch deshalb, weil nur so Kennzahlen wie Öffnungs-, Klick- oder Leserate aussagekräftig bleiben. Wenngleich die Vermeidung unerwünschter Rückläufer einer der Hauptgründe für Noreply-Emails ist, so liefern gerade diese die wichtigen Informationen über ungültige E-Mail-Adressen.

Vorsicht: Datenschutz!

Noreply-Adressen sind zwar nicht ausdrücklich verboten, dennoch liegen sie im Hinblick auf den Datenschutz in einer Art Grauzone. Denn eine der grundlegendsten Regeln der DSGVO lautet, dass Nutzer jederzeit Informationen über ihre gesammelten Daten einholen können müssen. Weil über Noreply-Emails die direkte Kontaktaufnahme allerdings verhindert wird, sind sie aus datenschutzrechtlicher Sicht eher nicht zu empfehlen.

Fazit: Mit Noreply lassen Sie Potenzial ungenutzt

Dass die Verwendung von Noreply-Adressen mit Vorteilen verbunden ist, ist nicht von der Hand zu weisen. Dennoch sollten Sie bedenken, welche Wirkung diese Art der Kommunikation auf die Beziehung zu Ihren Kunden haben kann und sich darüber im Klaren sein, dass Sie an dieser Stelle womöglich großes Potenzial ungenutzt lassen. 

Titelbild: marchmeena29 / gettyimages