Outlook-Verteiler anlegen und verwalten: So geht's

E-Mail-Verteiler vereinfachen das Prinzip der One-to-Many-Kommunikation auf eine nie dagewesene Art und Weise. Eine einzige E-Mail kann an unzählige Kontakte versendet werden und erzielt dadurch eine enorme Reichweite. Auch unternehmensintern werden Verteiler genutzt, um Projektarbeiten zu koordinieren oder Newsletter zu teilen. Mit der Microsoft Office-Anwendung Outlook können Sie schnell und einfach einen E-Mail-Verteiler erstellen.

Wie Sie Ihren eigenen Outlook-Verteiler anlegen, welche Optionen die Funktion bietet und für welches Vorhaben die Kontaktliste besonders gut geeignet ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wie funktioniert ein E-Mail-Verteiler?

E-Mail-Verteiler sind ein unerlässliches Tool für E-Mail-Marketing. Sie ermöglichen das Erstellen von gruppierten Kontaktlisten im E-Mail-Client. Durch das Einrichten eines Verteilers kann eine E-Mail an mehrere Personen zielgerichtet versendet werden. In dem E-Mail-Verteiler sind Daten wie Name, Geschlecht und E-Mail-Adresse hinterlegt.

Wie erstellt man einen E-Mail-Verteiler?

Bevor Sie einen E-Mail-Verteiler erstellen können, benötigen Sie ein Programm oder E-Mail-Client, das die Adressen gruppieren kann. Um einen E-Mail-Verteiler mit Outlook anzulegen, müssen Sie zunächst eine Kontaktgruppe (vorher: Verteilerliste) einrichten. Fügen Sie der Gruppe alle benötigten Kontaktdaten hinzu. Anschließend können Sie E-Mails an die gesamte Gruppe versenden.

Anleitung: Wie Sie einen Outlook Verteiler erstellen

Das Projektteam steht und zum Startschuss der Kampagne möchten Sie eine E-Mail an das gesamte Team schicken. Sie haben zwei Optionen:

1. Sie fügen jede einzelne E-Mail in die An-, Cc- oder Bcc-Zeile ein – bei mehreren Mitgliedern kann das mühselig werden.
2. Sie legen einmal einen Outlook-Verteiler an und senden E-Mails gesammelt an alle Kontakte – so oft Sie wollen.

Mit einer Outlook-Kontaktgruppe können Sie E-Mails gezielt an eine Gruppe von Personen senden. Einmal angelegt, können Sie den Verteiler immer wieder nutzen und so einen effizienten Prozess schaffen. Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie einen Outlook-Verteiler in zwei einfachen Schritten anlegen und was es dabei zu beachten gilt. Wie Sie genau vorgehen müssen, um einen Outlook-Verteiler zu erstellen, hängt von Ihrer spezifischen Outlook-Version ab.

Schritt 1: Outlook-Verteiler einrichten

Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook für Mac

Um einen Outlook-Verteiler einzurichten, müssen Sie zunächst eine sogenannte Kontaktliste (auch: Kontaktgruppe) anlegen. In den älteren Outlook-Versionen werden Kontaktgruppen als Verteilerlisten bezeichnet. Gehen Sie dazu auf das Personen-Icon.

Quelle: Screenshot Outlook für Mac 2021

Wählen Sie nun “Neue Kontaktliste” aus. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster.

Quelle: Screenshot Outlook für Mac 2021

Geben Sie der Kontaktgruppe einen Namen. Diesen fügen Sie später in die An-Zeile ein, um die Kontaktliste beim E-Mail-Versand auszuwählen.

Klicken Sie nun auf „+Hinzufügen“, um Ihrem Verteiler Kontaktdaten hinzuzufügen. Sie können alternativ die jeweilige Zeile doppelt anklicken. Fügen Sie Kontaktdaten direkt aus Ihrem Adressbuch hinzu oder geben Sie die Daten manuell in die vorgesehenen Zeilen ein.

Quelle: Screenshot Outlook für Mac 2021

Nachdem Sie alle Adressatinnen und Adressaten hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Erstellen einer Kontaktgruppe in Outlook für Windows

Führen Sie die Schritte 1 bis 3 wie oben beschrieben durch.

Quelle: Screenshot Outlook 365 für Windows 2021

• Aus Outlook-Kontakten
• Aus Adressbuch
• Neuer E-Mail-Kontakt

Quelle: Screenshot Outlook 365 für Windows 2021

Die eingefügten Kontaktdaten werden untereinander im geöffneten Fenster der Kontaktgruppe aufgelistet.

Schritt 2: E-Mail mit Outlook Verteilerliste erstellen und versenden

1. Um nun eine E-Mail an die Kontaktgruppe zu versenden, öffnen Sie eine „Neue E-Mail“.
2. Geben Sie den Betreff und Ihren E-Mail-Text ein.
3. Geben Sie anschließend im Feld „An“ den Namen Ihrer soeben festgelegten Kontaktgruppe an. Weiter unten in unserer Anleitung erfahren Sie, wie Sie dafür sorgen, dass die Daten der Empfängerinnen und Empfänger beim E-Mail-Versand versteckt bleiben.

Quelle: Screenshot Outlook für Mac 2021

Klicken Sie abschließend auf “Senden”, um die E-Mail an die Outlook Kontaktgruppe zu verschicken.

Mit persönlicher Anrede überzeugen

Personalisierung ist vor allem im E-Mail-Marketing ein wichtiges Thema. So werden Grußformel, Name, Abschluss, ja sogar ganze Inhalte an die persönlichen Bedürfnisse der Empfängerinnen und Empfänger angepasst.

Senden Sie eine E-Mail mithilfe des Outlook-Verteilers an eine Gruppe von Personen, dann können Sie die E-Mail mit einem unpersönlichen „Hallo“ beginnen. Vertrauter hingegen wirkt die Anrede und Grußformel, wenn sie auf die empfangenden Personen abgestimmt ist.

Um eine persönliche Grußzeile und Anrede mit Outlook zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie zunächst eine Serien-E-Mail in Microsoft Word. Gehen Sie dazu im Reiter „Sendungen“ auf „Seriendruck starten“ und wählen Sie „E-Mail-Nachrichten“ aus.
• Wählen Sie nun unter „Empfänger auswählen“ per „Aus Outlook-Kontakten auswählen“ die vorhin erstellte Kontaktliste aus.
• Verfassen Sie nun den Inhalt Ihrer E-Mail.
• Für die persönliche Grußformel legen Sie eine „Wenn-dann-sonst“-Regel an. Über das Assistenz-Fenster legen Sie die Kriterien der Regel fest. Klicken Sie auf „OK“, um die Regel anzuwenden. Das funktioniert beispielsweise so: Sobald das Suffix gleich „Frau“ ist, soll der Text „Liebe Frau“ eingefügt werden, ansonsten steht „Lieber Herr“.

Quelle: Screenshot Microsoft Word

• Damit nun noch der richtige Name hinter der Grußformel eingefügt wird, nutzen Sie unter den Seriendruckfeldern „Full_Name“ oder „Last_Name“. Dazu ist es notwendig, dass Ihre Outlook-Kontakte mit allen notwendigen Informationen befüllt sind, da das Seriendruckfeld ansonsten leer bleibt.
• Sind Sie mit dem Inhalt Ihrer E-Mail zufrieden, gehen Sie auf „Fertig stellen und zusammenführen“ und anschließend auf „E-Mail-Nachrichten senden“, um die E-Mail an Ihren Outlook-Verteiler zu verschicken.

Indem Sie eine Serienmail auf diese Art und Weise anlegen, haben Sie die Möglichkeit, individuelle Newsletter in kleinem Stil anzulegen. Vor allem, wenn Sie den Outlook-Verteiler für externe Zwecke nutzen, punkten Sie durch die persönliche Anrede. Empfängerinnen und Empfänger fühlen sich durch die individuelle Grußformel direkt angesprochen. So sticht Ihre E-Mail hervor und geht ganz sicher nicht im Posteingang unter.

Outlook Verteilerliste importieren mithilfe von Excel

Haben Sie eine Reihe von Kontakten in einer Excel-Liste aufgeführt, dann bietet Ihnen Outlook die Möglichkeit, die Tabelle mit wenigen Klicks zu importieren. Aus den importierten Datensätzen können Sie dann wiederum einen Outlook-Verteiler erstellen. Anstatt jede E-Mail-Adresse mühselig in Outlook einzufügen, spart Ihnen die Import-Funktion für CSV-Dateien wertvolle Zeit.

Das Vorgehen ist ebenfalls abhängig von der Ihrer Outlook-Version. Lesen Sie Ihre spezifischen Anweisungen im Microsoft-Supportbereich nach. Um Ihre Kontakte aus Excel zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Outlook-Menü auf den Reiter „Datei“.
2. Klicken Sie nun auf „Öffnen und exportieren“, dann „Importieren/Exportieren“. Ein Pop-up-Fenster öffnet sich.
3. Wählen Sie im Assistenten „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ aus. Gehen Sie auf „Weiter“.
4. Anschließend wählen Sie „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ aus.
5. Suchen Sie nun die Datei aus, die Sie importieren möchten. Beim Import stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:Duplikate durch importierte Elemente ersetzen, Erstellen von Duplikaten zulassen, keine Duplikate importieren
6. Nachdem Sie sich für eine Option entschieden haben, klicken Sie auf „Weiter“.
7. Wählen Sie nun noch den Zielordner „Kontakte“ aus. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.
8. Gehen Sie abschließend auf „Fertig stellen“, um den Import zu starten. Nach dem Abschluss finden Sie alle Kontakte unter dem Menü „Personen“ in Ihrem Outlook wieder.

Um eine Outlook-Verteilerliste zu erstellen, gehen Sie genauso vor wie oben beschrieben. Leider lässt sich eine CSV-Datei bisher nicht automatisch als Kontaktgruppe erstellen.

Outlook-Kontaktgruppe erstellen mithilfe der Web-Anwendung

Neben der App stellt Ihnen Microsoft 365 auch in der Web-Anwendung die Funktion der Kontaktgruppen-Erstellung zur Verfügung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Besuchen Sie die Login-Website von Microsoft und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten in Ihr Profil an.
• Wählen Sie nun in der Seitennavigation das Icon für Outlook aus.

Quelle: Screenshot Microsoft 365 Web-Anwendung

• Wählen Sie nun den Menüpunkt „Personen“ aus und klicken Sie anschließend auf den Pfeil neben dem Button „Neuer Kontakt“. Sie haben die Auswahl zwischen: Neuer Kontakt, Neue Kontaktliste oder Neue Gruppe erstellen.
• Wählen Sie „Neue Kontaktliste“ aus. Im Unterschied zur Kontaktliste dient eine Gruppe dazu, Dokumente und Unterhaltungen untereinander zu teilen.

Quelle: Screenshot Microsoft 365 Web-Anwendung

• Vergeben Sie der Kontaktliste einen Namen sowie eine Beschreibung. Fügen Sie schließlich alle E-Mail-Adressen hinzu.

Quelle: Screenshot Microsoft 365 Web-Anwendung

• Klicken Sie schließlich auf „Erstellen“.

Sie können Ihre Kontaktliste jederzeit bearbeiten. Wählen Sie dazu Ihre Kontaktliste aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Über das Analogfenster können Sie E-Mail-Adressen entfernen und neue Kontakte hinzufügen.

Die Vorteile: Warum Sie einen E-Mail-Verteiler erstellen sollten

Ein Outlook-Verteiler eignet sich immer dann besonders gut, wenn eine E-Mail an mehrere Personen gleichzeitig versendet werden soll. Gerade bei der Projektarbeit, im E-Mail-Marketing oder internen Newslettern vereinfachen Sie somit den Prozess. Ist der Verteiler einmal angelegt, kann er beliebig oft verwendet werden. Neue E-Mail-Adressen können ganz einfach hinzugefügt werden und Kontakte, die der Gruppe nicht mehr angehören, können aus dem Verteiler gelöscht werden.

Darüber hinaus erlaubt das Erstellen eines Outlook-Verteilers die Umsetzung von datenschutzkonformem E-Mail-Marketing. Indem der Verteiler in das Bcc-Feld eingefügt wird, bleiben den Empfängern und Empfängerinnen die Kontaktdaten des Verteilers verborgen.

E-Mail-Adressen zählen als personenbezogene Daten zu den Informationen, die Unternehmen ohne Einwilligung nicht weitergeben dürfen. Würden Sie jede E-Mail in das An-Feld Ihrer Outlook-E-Mail eintragen, könnte jeder der Empfänger auf die Informationen zugreifen. Dieses Vorgehen kann hohe Bußgelder nach sich ziehen.

Wofür eignet sich ein Outlook-Verteiler?

Größere E-Mail-Kampagnen und großflächiges Newsletter-Marketing werden Sie mit dem Microsoft Office-Programm Outlook nicht aufsetzen. Dazu eignen sich eher moderne CRM-Systeme, mit denen Sie Kontakte nicht nur speichern und verwalten, sondern auch personalisiert ansprechen können.

Dennoch ist Outlook im firmeninternen Umkreis oder für kleinere B2B-Projekte ein geeignetes Tool. Mögliche Anwendungsgebiete für einen Outlook-Verteiler sind beispielsweise:

• die Projektarbeit in einem abteilungsübergreifenden Team
• ein firmeninterner Newsletter
• ausgesuchte Firmenkunden, denen spezifische Angebote vorgestellt werden
• für die Gremienarbeit
• zur Planung einer Veranstaltung
• für die Zusammenarbeit mit Freelancern und Freelancerinnen

Die Möglichkeiten, für die Sie einen Outlook-Verteiler anlegen können, sind vielfältig. Im Hinterkopf behalten sollten Sie jedoch, dass das Programm vor allem für kleinere Projekte geeignet ist - dann steht Ihrem Vorhaben nichts im Weg.

Datenschutz: E-Mail-Verteiler für sicheren E-Mail-Versand

Sobald Sie eine E-Mail an mehrere Kontakte verschicken möchten, sitzen Sie in der Zwickmühle, wenn es um den Datenschutz geht. Einerseits ist es wesentlich leichter, eine E-Mail an alle Adressen gleichzeitig zu versenden als sie einzeln zu verschicken. Andererseits riskieren Sie durch das Einfügen der E-Mail-Adressen in die An-Zeile, dass Ihre Kontakte erbost reagieren.

Bei E-Mail-Adressen handelt es sich nämlich um personenbezogene Daten, die nicht ohne Zustimmung weitergegeben werden dürfen. Spätestens seit der DSGVO hat dieses Vorgehen rechtliche Konsequenzen.

Ein E-Mail-Verteiler bietet deshalb das ideale Mittel. Indem Sie als Absender oder Absenderin die Kontakte gruppieren und an den Verteiler versenden, bleiben die einzelnen E-Mail-Adressen im An-Fenster versteckt.

Um die E-Mail-Adressen des Outlook-Verteilers auszublenden, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

1. Fügen Sie ins An-Feld Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Den Verteiler fügen Sie in das Bcc-Feld ein, da dieses bei den Empfängerinnen und Empfänger versteckt bleibt.
2. Klicken Sie in Ihrer angelegten Kontaktliste „Mithilfe von ‚Bcc‘ Mitgliedinformationen ausblenden“ an. Achtung, diese Option steht nicht allen Outlook-Versionen zur Verfügung.

Fazit: Der Outlook Verteiler ermöglicht einfaches E-Mail-Marketing

Um einen Outlook-Verteiler anzulegen, sind nur wenige Schritte erforderlich. Sie brauchen nicht viel mehr als eine Kontaktgruppe und einen E-Mail-Text. Obwohl die Funktion von Outlook vielfältige Potenziale bietet, ist sie für große Newsletter-Kampagnen jedoch nicht geeignet.

Vielmehr lohnt sich der Outlook-Verteiler für die Projektarbeit, unternehmensinterne Events oder für kleineres E-Mail-Marketing im B2B-Bereich. Nichtsdestotrotz versenden Sie mithilfe der Kontaktliste E-Mails gleichzeitig an eine Vielzahl von Personen – und das sogar datenschutzkonform.

Titelbild: Andrii Sedykh / iStock / Getty Images Plus