Viele Unternehmen haben ihren Mitarbeitern aktuell Home-Office verordnet. Auch wenn nicht alle an einem Ort sein können, ist es für Kollegen dennoch wichtig, in ständiger Kommunikation zu stehen, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen und an Dokumenten zu arbeiten.

Dies steigert den Anspruch an Videokonferenz-Software, die den Austausch von Informationen und das gemeinsame Bearbeiten von Dateien über räumliche Distanz hinweg ermöglicht und vereinfacht.

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In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, worauf es bei einem Videokonferenz-Tool wirklich ankommt und stellen unsere 13 Software-Favoriten vor.

Online-Meeting: Was ist eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz ist ein digitales Meeting mit Videoübertragung. Es wird verwendet, um mit Kollegen und Mitarbeitern sowie Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben, auch wenn diese sich an unterschiedlichen Orten befinden. Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen zurzeit gefragt wie nie zuvor: Durch die veränderten wirtschaftlichen und sozialen Strukturen erfreut sich das Medium größter Beliebtheit, da es das gemeinsame Arbeiten und den Austausch aus der Isolation im Home-Office heraus ermöglicht. 

Was brauche ich für eine Videokonferenz?

Je nach Software-Anbieter unterscheiden sich die Anforderungen an den Nutzer. So sind einige Videokonferenz-Softwares Browser-basiert und erfordern weder eine Installation noch einen Login für die Teilnehmer, während andere Tools Teil eines Programmpakets sind, was einen Download und teils auch eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert.

Alle Videokonferenz-Interessierten sollten jedoch sicherstellen, dass sie folgende Grundvoraussetzungen mitbringen:

  • Hardware: Smartphone oder Desktop-Computer

  • Internetzugang (per WLAN) oder vorab erhaltene Einwahlnummer

  • Kamera (Smartphone-Kamera oder Webcam)

  • Möglichkeit, Ton aufzuzeichnen (Audio-Recorder, Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon)

  • Möglichkeit, Ton abzuspielen (Lautsprecher oder Kopfhörer)

Welche Software eignet sich für die Videokonferenz?

Zunächst sollten Sie überlegen, welche Anforderungen Sie an eine Software für virtuelle Meetings haben. Möchten Sie das Tool nutzen, um die Kommunikation mit abwesenden Mitarbeitern aufrechtzuerhalten? Oder wollen Sie eine Kommunikationsplattform für detaillierte Kundengespräche schaffen? Um die für Ihre Bedürfnisse richtige Wahl zu treffen, sollten Sie Ihre Ansprüche genau kennen. Wichtige Punkte, auf die Sie beim Funktionsumfang achten sollten, sind:

  • High-Definition- oder Low-Resolution-Videoqualität,

  • Höchstanzahl potenzieller Teilnehmer,

  • Funktion zum Teilen des Bildschirms,

  • Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten,

  • Datenverschlüsselung und

  • Preis und Vertragsbindung.

Virtuelle Meetings: Die 13 besten Videokonferenz-Tools

Die folgenden 13 Videokonferenzsysteme haben uns überzeugt:

1. Mikogo

Mikogo bietet Ihnen ein Konferenz-Tool „Made in Germany“ für Online-Meetings, Präsentationen und Screen-Sharings. Mit Mikogo gelingt es Einsteigern schnell, sich über das Internet mit einem anderen Rechner zu verbinden. Vor dem Start muss ein Account eingerichtet werden. Im Anschluss können Sie Kollegen einladen, Ihren Desktop live zu betrachten oder gar komplett zu übernehmen. Die virtuellen Gäste müssen zum Betrachten nicht unbedingt das Mikogo-Programm installiert haben, sondern können sich ganz einfach über den Browser mit dem HTML-Viewer von Mikogo in die Sitzung einklinken.

Das Programm verfügt über eine Chatfunktion und Audioübertragung. Aber Achtung: Eine Videofunktion mit integrierter Webcam-Nutzung bietet es nicht. Gegen unbefugte Zuschauer schützt eine 256-Bit-Verschlüsselung. Neben der kostenlosen Nutzung bietet das Unternehmen verschiedene Tarife an, z.B. den „Professional“-Tarif für 15 Euro monatlich. In diesem Paket können Sie rund 25 Teilnehmer in eine Konferenz aufnehmen.

2. GoToMeeting

GoToMeeting ist eine der beliebtesten Plattformen für Videokonferenzen mit hochauflösender Videoqualität. Je nach Abonnement-Variante können sich bis zu 25 Personen gleichzeitig mit eigener Webcam-Übertragung zur Konferenz zuschalten. Ohne individuelle Kamera-Übertragung können sogar bis zu 250 Teilnehmer vom Organisator einem Meeting hinzugefügt werden. Die Online-Konferenzen können ad hoc im Netz oder mit einem Einladungsversand per Mail der einzelnen Teilnehmer erfolgen. Zudem ist es möglich, gemeinsam in Dokumenten zu arbeiten. Diese Fähigkeit kann der Moderator für alle Nutzer separat freischalten.

mobile_conferencing_01-min-pngBild: GoToMeeting.de 

Um an Meetings teilzunehmen, bietet sich auch die Option der Einwahl per Telefon. GoToMeeting stellt dafür in den meisten Ländern lokale Einwahlnummern bereit.

Das Tool gibt es auch als App für iOS und Android. Für Video-Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmern verlangt der Hersteller eine monatliche Gebühr von 14,33 Euro pro Organisator. 

3. FastViewer

Das Desktop-Sharing-System FastViewer erlaubt Ihnen Anwendungen wie Fernwartungen, Schulungen, Präsentation und Zusammenarbeit über das Internet. Bis zu 100 Teilnehmer finden dabei Platz in einem virtuellen Meeting-Raum. Mit dem Programm kann Ihnen ein Kollege den Fernzugriff auf seinen Computer erlauben. Das virtuelle Meeting findet über eine Session-ID statt, die per E-Mail übermittelt wird. Bei Bedarf kann ein Videochat eingeschaltet werden. Das Programm ermöglicht viele Zusatzfunktionen, wie Chat-Fenster oder den Datentransfer über eine verschlüsselte Verbindung.

Das Software-Tool ist auch als App für Android- und iOS-Geräte verfügbar. FastViewer bietet das Programm zum Kauf oder auch zur Miete an. Ein virtueller Meeting-Raum, der dauerhaft ohne Einschränkungen genutzt werden kann, kostet 979 Euro, ab zwei Räumen reduziert sich der Preis auf rund 685,30 Euro pro Raum. Die Mietpreise liegen deutlich niedriger: Zur Miete kostet ein Online-Konferenzraum 38 Euro im Monat, bei zwei oder mehr Räumen 26,60 Euro. 

4. TeamViewer: Blizz Collaboration Companion

Die App TeamViewer hat ihre Ursprünge in der Fernsteuerung von Computern. Die Software verspricht ihren Usern Supportfunktionen aus der Ferne und mit dem Tool Blizz Collaboration Companion eine Basis für virtuelle Meetings. Das Programm ist schnell eingerichtet, ermöglicht eine Fernsteuerung anderer Rechner und bietet neben der Bildschirmübertragung auch eine Chat-, Audio- und Video-Meeting-Funktion für die schnelle Verständigung.

Bis zum 31. Juli 2020 erhalten Bildungseinrichtungen Blizz gratis. Kostenlos ist das Tool außerdem für kleinere Unternehmen, die nur Kapazitäten für einen Organisator und bis zu fünf Meeting-Teilnehmer benötigen. Je nach Abonnementmodell variieren Funktionen und Preis - bis zu 300 Teilnehmer können Sie beispielsweise im „Company“-Monatsabo für 19 US-Dollar hinzufügen.

5. Google Hangouts

Google Hangouts ist Teil der G Suite. Das Tool deckt den Bereich Kommunikation ab und vereint Funktionen für Text- und Sprachnachrichten sowie Videoanrufe. Bis zu 25 Teilnehmer können sich hier über Mobile oder Desktop-Computer zuschalten. Praktisch: Jedes Call-Mitglied kann seinen Bildschirm teilen, was im Arbeitskontext ein großer Vorteil ist.

Werden etwa in Teams Aufgaben strukturiert und zugewiesen oder wird eine gemeinsame Präsentation kleinteilig besprochen, können alle Team-Mitglieder den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Je nach Business-Preismodell zahlen Unternehmen pro Nutzer zwischen 4,68 und 23 Euro.

6. Cisco Webex

Cisco Webex setzt auf Masse: Über 40.000 Gäste können einem Meeting theoretisch beitreten. Teilnehmer können sich dabei ganz einfach mit einem Klick auf den betreffenden Link zuschalten - auch über ihr mobiles Endgerät. Bildschirmfreigabe und die Option, das Meeting aufzuzeichnen, finden sich unter den weiteren Funktionen.

Es gibt verschiedene Abonnement-Modelle: Mit der Option „Plus“ für mittelgroße Teams etwa zahlen Sie 17,30 Euro pro Monat und Gastgeber und haben Zugriff auf alle wichtigen Funktionen und sogar auf Analysefunktionen, die Ihre Meeting-Daten anschaulich darstellen.

videokonferenz tool webex

Bild: Cisco Webex-Website

7. Zoom

Der große Vorteil an der beliebten Videokonferenz-Lösung Zoom: Zoom Meetings lässt sich in Windeseile mit Ihrem Kalender synchronisieren. Die Videokonferenzen können lokal oder in der Cloud aufgezeichnet werden und Bildschirme mehrerer Meeting-Teilnehmer lassen sich gleichzeitig teilen, was die Zusammenarbeit in Teams noch flexibler gestaltet.

Auch auf Smartphones können Sie sich bei diesem Anbieter leicht zuschalten und per Zoom Chat kommentieren, virtuelle Hintergründe wählen, Gedanken auf einem Whiteboard sammeln und Dateien teilen. Zoom kann als kostenlose Demo ausprobiert werden und lässt sich für knapp 14 Euro monatlich pro Moderator erwerben.

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams gehört zu Office 365. Wie der Name vermuten lässt, ist dieses Tool spezialisiert auf Teamarbeit: Chatfunktionen, Gruppen, flexible Video-Telefonie und die nahtlose Integration der Programme PowerPoint, Excel und Word vereinfachen die Arbeit in größeren Teams. Und sogar für riesige Events und Webkonferenzen ist die Software gerüstet: Bis zu 10.000 interne oder externe Teilnehmer lassen sich unter einem virtuellen Dach versammeln.

Der Dienst lässt sich kostenlos nutzen, für mehr Funktionen (wie etwa E-Mail-Hosting und 1 TB OneDrive-Cloudspeicher pro Nutzer) starten die (Jahres-)Abonnement-Preise bei 4,20 Euro pro Benutzer im Monat.

9. Adobe Connect Meetings

Adobe Connect Meetings ist auf die professionelle Nutzung ausgelegt: So gibt es etwa die Möglichkeit, Meeting-Räume dem eigenen Branding entsprechend zu gestalten. Hochgeladene Dateien sowie Anmerkungen und Layouts lassen sich speichern, Meeting-Teilnehmer sogar anonymisieren.

Zusätzliche Meeting-Räume können Sie im Handumdrehen auf Basis von Vorlagen erstellen. Das Tool für bis zu 25 Meeting-Teilnehmer können Sie im Adobe-Store für 46 Euro im Monat abonnieren.

10. Skype

Die kostenlose Video-Telefonie-Anwendung Skype hilft bereits seit 2003 Menschen dabei, sich virtuell zu verbinden. Und das sehr erfolgreich: Hunderte Millionen Menschen nutzen laut Aussage des Anbieters das Programm täglich, um miteinander in Kontakt zu treten.

Die Möglichkeiten sind vielfältig: Gruppen-Videochats, Telefonkonferenzen und Messenger-Funktionen gehören zu Skypes festem Repertoire. Dateien lassen sich einfach per Drag'n'Drop in das Unterhaltungsfenster ziehen, um sie anderen zur Verfügung zu stellen. Außerdem können Nutzer ihren Bildschirm teilen und Skype-Anrufe aufzeichnen.

videokonferenz tool skypeBild: Skype-Website

Das Beste zum Schluss: Für bis zu 50 Teilnehmer (inklusive Sie selbst) sind Video- oder Audio-Anrufe via Skype kostenlos. Das Programm lässt sich sowohl für die Desktop-Nutzung als auch als App für Android und iPhone herunterladen.

11. Jitsi Meet

Beim kostenlosen Videochat-Tool Jitsi Meet müssen Sie nichts herunterladen oder sich umständlich anmelden, sondern können direkt im Browser Ihre Videokonferenz starten. Dazu klicken Sie einfach auf „Start A Call“, geben Ihrem Anruf einen Namen und wählen „GO“ - schon sind Sie im Meeting-Raum. Ihre Gäste können über eine von Ihnen festgelegte URL beitreten.

Die Web-App bietet außerdem die Option, Ihren Kalender zu verbinden, damit Sie den Überblick über Ihre verschiedenen Meetings behalten können. Weitere praktische Features: Weichzeichnereffekt für den Hintergrund Ihres Calls, simple Einbettung von YouTube-Videos und die Option „Bildschirm teilen“. Jitsi Meet lässt sich auch auf dem Smartphone nutzen und mit Slack verbinden. Bis zu 75 Teilnehmer können pro Video-Meeting aktuell problemlos beitreten, Jitsi Meet weist jedoch darauf hin, dass nur bei einer Teilnehmerzahl bis 35 eine gute Übertragungsqualität gewährleistet ist.

12. Whereby

Whereby ermöglicht es Ihnen, Videomeetings direkt im Browser abzuhalten, ohne dass die Teilnehmer sich ein Programm herunterladen oder einen Account erstellen müssen. Das Tool ist über Smartphone sowie Desktop nutzbar. Es vereint (je nach Abonnement) zahlreiche Funktionen: Sie können den Bildschirm teilen, YouTube-Videos abspielen, das Meeting aufzeichnen und den Chat inklusive Emojis nutzen.

videokonferenz tool wherebyBild: Whereby-Website

Whereby bietet seinen Usern unterschiedliche Preismodelle: Für kleine Teams von bis zu vier Leuten können Sie die Free-Version verwenden, bei der sich ein User registriert und einen kleinen Meeting-Raum mit eigenem Namen erstellen kann. Nutzen Sie hingegen einen Team-Account, können Sie Ihren Meetings für knapp 60 US-Dollar im Monat bis zu 50 Personen hinzufügen.

13. SocialHub Meet

SocialHub Meet ist eine deutsche Lösung für digitale Konferenzen, die vor allem durch hohe Sicherheitsstandards und ihre DSGVO-konforme Ausrichtung besticht. Der Anbieter wirbt mit dem Claim „Entwickelt für den Einsatz in Behörden und in Unternehmen mit hohen Sicherheitsstandards“. Ein Anspruch, der sich in jedem Aspekt der Software widerspiegelt: So wird der Dienst etwa auf deutschen Servern gehostet, womit garantiert wird, dass keine Daten an Facebook weitergegeben werden. Chaträume werden durch Passwörter geschützt. ADV-Verträge und Datenschutzvereinbarungen sowie verschlüsselte Gespräche über SRTP und ZRTP für XMPP und SIP runden die Sicherheitsgarantie ab.

Bis zu 20 Personen können in einem Raum an einer Konferenz teilnehmen und sich per Browser oder per App zuschalten. Eine 14-tägige Testversion lässt sich kostenlos nutzen, danach variieren die Preise je nach den Anforderungen und Gegebenheiten des Kunden-Unternehmens (bzw. der Behörde).

Meeting Agenda Vorlage

Titelbild: visuals / Unsplash

Ursprünglich veröffentlicht am 29. Juni 2020, aktualisiert am Oktober 08 2020

Themen:

Meetings