Wozu brauchen Sie ein RFP (Request for Proposal)?

Äpfel lassen sich bekanntlich nicht gut mit Birnen vergleichen. Genau das kann für Unternehmen jedoch rasch zur Herausforderung werden, wenn Angebote von mehreren Anbietern vorliegen. Ein RFP (Request for Proposal) kann den Auswahlprozess erleichtern und Sie so bei der Entscheidung für einen geeigneten Lieferanten unterstützen. Wie das geht, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist ein RFP?

Ein RFP (Request for Proposal) ist eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Diese Ausschreibung umfasst neben der allgemeinen Aufgabenstellung auch Spezifikationen des erforderlichen Leistungsumfanges. In diesem Rahmen werden interessierte Anbieter somit um ganzheitliche Lösungsvorschläge gebeten, die anschließend gegenübergestellt werden können.

Welcher Lieferant ist der beste? Die Ausschreibung als Entscheidungshilfe

Vom geplanten Outsourcing bestimmter Geschäftsbereiche über den notwendigen Zukauf externer Produkte oder Dienstleistungen bis hin zu gesetzlichen Vergaberichtlinien – es gibt vielerlei Gründe, weshalb ein Angebotsvergleich in Unternehmen im Raum stehen kann.

Das Ziel ist jedoch unabhängig von der Ausgangssituation immer dasselbe: den optimalen Partner mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis für die Aufgabe zu finden.

Die Grundlage dafür bildet oftmals der Ausschreibungsprozess, im Zuge dessen der Auftraggeber bestimmte Dokumente von potenziellen Auftragnehmern anfordert.

Die verschiedenen Dokumente im Ausschreibungsprozess

Hier stehen verschiedene Varianten zur Verfügung, die in der Regel aufeinander aufbauen können:

Leistungsanfrage oder Request for Information (RFI)

Begonnen wird eine Ausschreibung häufig mit einer pauschalen Leistungsanfrage (RFI). Dabei werden allgemeine Informationen über den möglichen Lieferanten und dessen grundsätzlichen Leistungsumfang sowie Listenpreise als Richtwerte eingeholt. Auf Basis dieser Angaben kann so eine erste Vorauswahl von Unternehmen getroffen werden, die für die Aufgabe überhaupt infrage kommen.

Preisanfrage oder Request for Quotation (RFQ)

An jene Anbieter, die den generellen Anforderungen grundsätzlich entsprechen, kann in der nächsten Phase eine Preisanfrage (RFQ) gestellt werden.

Dazu wird der erforderliche Bedarf detailliert aufgelistet und vom Anbieter mit einer umfassenden Leistungsbeschreibung samt möglichst exakten, aber unverbindlichen Preisangaben retourniert.

Aufforderung zur Angebotsabgabe oder Request for Proposal (RFP)

Den letzten Schritt – und somit die Ausschreibung im eigentlichen Sinn – bildet der RFP. Dabei handelt es sich um ein verbindliches Angebot, dessen Annahme innerhalb einer bestimmten Frist einen Vertragsabschluss zur Folge hat.

Es beinhaltet eine ausführliche Leistungsbeschreibung – häufig auch Pflichtenheft genannt – sowie konkrete Angaben zu weiteren wichtigen Vertragsvereinbarungen. Welche das sind, wollen wir uns nun im Detail näher ansehen.

Die wesentlichen Bestandteile eines RFPs

Wenngleich der exakte Aufbau eines RFP-Dokuments natürlich immer vom jeweiligen Unternehmen, der konkreten Aufgabenstellung und den erforderlichen Informationen abhängt, empfiehlt sich eine Grundstruktur mit folgenden Komponenten:

• einleitende Zusammenfassung des Projekts

• kurze Unternehmenspräsentation samt wesentlicher Hintergrundinformationen (etwa Geschäftstätigkeit, Zielmärkte etc.)

• Definition der Ziele

• genaue Beschreibung von Projektumfang und -details

• Zeitplan und wichtige Meilensteine im Projektverlauf

• mögliche Risiken und Stolpersteine

• Budgetvorgaben und/oder -einschränkungen

• spezielle Anforderungen an die Partner

• optionale Punkte wie Bewertungskriterien, Vertraulichkeitserklärungen, gesetzliche oder gewerbliche Vorgaben etc.

Ein RFP sorgt für Klarheit auf beiden Seiten

Ein derart professionell aufbereiteter RFP bedeutet Vorteile für alle Beteiligten:

So bekommt der Anbieter nicht nur einen ersten Eindruck vom Auftraggeber selbst, sondern vor allem auch eine sehr genaue Vorstellung davon, was dieser im Rahmen des Projekts sucht, braucht und erwartet. Das hilft zunächst bei der Entscheidung, ob sich ein Zuschlag überhaupt lohnen würde – und (sofern dies der Fall ist) auch dabei, sich mit der bestmöglichen Offerte um den Auftrag zu bewerben.

Gleichzeitig kann das ausschreibende Unternehmen die abgegebenen Angebote nach festgelegten Kriterien miteinander vergleichen. Das bringt nicht nur rasche und objektive Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen von Anbietern, sondern unterstreicht auch die Seriosität gegenüber den potenziellen Geschäftspartnern.

Darüber hinaus lässt sich außerdem relativ rasch erkennen, welche Lieferanten sich wirklich ernsthaft und eingehend mit der Aufgabenstellung auseinandergesetzt haben – und zwar ganz ohne zeitintensive Sondierungsgespräche mit jedem einzelnen Anbieter.

Schließlich gehen mit einem RFP neben einer umfangreichen Leistungsbeschreibung samt detaillierter Auspreisung in aller Regel auch die verschiedensten strategischen Überlegungen der Anbieter einher. Und diese können vor allem bei innovativen Projekten das berühmte Zünglein an der Waage für Ihren Erfolg sein.

Vorsicht bei dynamischen Projekten

Einziger Wermutstropfen: RFPs werden in aller Regel vorwiegend über eine Cloud – also ohne direkten Austausch zwischen den möglichen Projektbeteiligten – abgewickelt.

Sollten sich die Rahmenbedingungen bei einem Projekt also kurzfristig ändern, was bei der zunehmenden Komplexität und Dynamik der heutigen Zeit häufiger der Fall ist, können durch eine relativ starre Vorgehensweise mitunter die erforderliche Agilität und Flexibilität auf der Strecke bleiben.

Umso wichtiger ist es, sich bereits im Vorfeld intensiv mit dem Projekt und seinen Erfordernissen auseinanderzusetzen, bevor Sie sich mit der eigentlichen Umsetzung Ihrer Ausschreibungsunterlagen befassen.

Breites Softwareangebot zur Verwaltung und Erstellung von RFPs

Die eigentliche Erstellung des RFPs ist dann gar nicht mehr so kompliziert. Zahlreiche Software-Anbieter verfügen über verschiedenste Tools für jedes Business, mit denen Sie Ihre Ausschreibungen erstellen und die dazugehörigen Angebote verwalten können. Auch kostenlose und adaptierbare RFP-Vorlagen, wie beispielsweise die von HubSpot, können eine hilfreiche Alternative darstellen.

Sowohl Auftraggeber als auch Anbieter können von einem professionellen Grundkonzept zur Angebotslegung profitieren. Dabei gilt: Je genauer und intensiver Sie sich Ihrem RFP widmen, desto wahrscheinlicher werden Sie auch den Partner finden, der tatsächlich am besten zu Ihnen und Ihrem Projekt passt.

Zu beachten ist dabei jedoch, dass tatsächlich alle wesentlichen Aspekte darin Berücksichtigung finden müssen, die für einen erfolgreichen Projektverlauf entscheidend sind. Dann führt die Erstellung Ihres RFPs sicherlich zum gewünschten Ergebnis.

Titelbild: Kritchanut / Getty Images