Büroorganisation: Hilfreiche Tipps und Ideen für Unternehmen

„Tut mir leid, ich habe gerade keine Zeit”, „Warte, ich muss mal das Dokument suchen” oder „Puh, ich habe keine Ahnung, wo das Papier liegt”: Kennen Sie derlei Aussagen? Kommt es vor, dass Sie derartige Sätze selbst häufig sagen? Dann gibt es bei Ihnen eine Baustelle, die Sie angehen sollte: Es mangelt Ihnen an einer übersichtlichen Büroorganisation.

Aufgaben: Was sind die Ziele der Büroorganisation?

Warum arbeiten manche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen oder die Geschäftsführung nicht so effizient, wie sie es sein sollten? Ein Grund ist die mangelnde Produktivität. Herrscht zum Beispiel Unordnung auf dem Schreibtisch, gibt es kein ordentliches Ablagesystem für Dokumente und ist auch der Desktop ein Chaos, leidet darunter die Arbeit.

Wenn Sie eine bewusste Büroorganisation einführen, sorgt das für mehr Ordnung am Arbeitsplatz, wodurch Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt werden. Die Folge: Die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigt.

Darüber hinaus hilft die Büroorganisation Ihnen dabei, eine bessere Trennung zwischen Arbeit und Privatleben hinzubekommen. Das gilt besonders, wenn Sie im Home-Office tätig sind, wo sich beide „Welten” deutlich überschneiden. Da kann es schnell dazu kommen, dass Sie privaten Alltag gestresst sind, weil Ihnen überall die Dokumente aus dem Job um die Ohren flattern. Doch nicht mit der passenden Büroorganisation!

Mehr als nur der Schreibtisch: Was gehört zur Büroorganisation?

Die Organisation Ihres Büros umfasst einige Maßnahmen, die Ihnen zu mehr Ordnung verhelfen. Dazu zählt zuerst die Schaffung eines Ablagesystems: Eingehende und ausgehende Papiere, zum Beispiel Rechnungen, Angebote und Mahnungen, sortieren Sie so, dass sie griffbereit sind. Darüber hinaus benötigen Sie das passende Zubehör zum Ordnen der Dokumente, wie Locher, Ordner, Klammern und Mappen.

Ergänzend dazu ist es ratsam, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Denn die richtige Ablage von Papieren erfolgt heutzutage im Rahmen der digitalen Büroorganisation zunehmend am Computer. Ihr Ziel sollte sein, möglichst viele Arbeitsabläufe zu digitalisieren. Halten Sie deshalb unter anderem Ausschau nach Programmen für das Managen der Korrespondenz, für die Buchhaltung, für das Projektmanagement und für die Zeiterfassung. Das papierlose Büro rückt so in greifbare Nähe.

Alles zusammengefasst bedeutet das: Eine professionelle Büroorganisation beschränkt sich nicht nur auf den eigenen Schreibtisch. Sorgen Sie dafür, dass Meetings und Veranstaltungen wie geplant durchgeführt werden können. Und verbessern Sie für einen reibungslosen Ablauf die interne Kommunikation. Auch die Überwachung von Deadlines über spezielle Tools gehört zur digitalen Büroorganisation.

Büroorganisation: Diese Ideen und Tipps helfen Ihnen

Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Aufgaben und Möglichkeiten, um Ihr Home-Office im eigenen Zuhause, Ihr Büro im Unternehmen und auch Ihr ganzes Leben zu organisieren. Hier geben wir Ihnen ein paar Tipps aus der alltäglichen Praxis:

• Büroorganisation hat viel mit Zeitmanagement zu tun. Setzen Sie deshalb einen festen Zeitplan auf, wann eine Aufgabe zu erledigen ist. Das können kurzfristige Vorgaben sein wie „Jede Rechnung wird sofort abgeheftet”, aber auch regelmäßige Aufgaben wie „Jeden Freitag wird die Ablage aussortiert”.

• Auch Ihr Zeitplan sollte ordentlich und strukturiert sein. Helfen kann dabei eine Wochenplan-Vorlage und spezielle Task-Management-Programme.

• Suchen Sie sich ein, zwei oder mehr Zeitmanagement-Methoden. Zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, die ALPEN-Methoden oder arbeiten Sie nach der Pomodoro-Technik.

• Eliminieren Sie Zeitfresser. Wenn Sie kurzfristig Stress oder dauerhaft zu wenig Zeit haben, gilt es, alle „Zeitdiebe” zu verbannen. Das können Social-Media-Dienste sein, die Sie ablenken oder der etwas zu ausufernde Plausch in der Kaffeeküche.

• Apropos Zeitmanagement: Achten Sie darauf, dass Sie sich beim Aufräumen nicht abschweifen und ins Prokrastinieren verfallen. To-Do-Listen-Apps oder simple Strichlisten helfen Ihnen dabei, Sie an alle dringenden Aufgaben zu erinnern.

• Denken Sie über eine Clean Desk Policy nach. Diese besagt, dass jeder Schreibtisch zum Feierabend leer bzw. frei von „Papierkram” sein muss.

• Denken Sie sich ein Ablagesystem aus, mit dem Sie und Ihre Mitarbeitenden am besten arbeiten können. Schaffen Sie sich dafür unter Umständen spezielle Ablagen und Ordner wie auch Programme zur Dokumentenverwaltung an.

• Wenn Sie an der digitalen Büroorganisation arbeiten, bedeutet das: Das Aufräumen des Desktops und anderer digitalen „Ablageflächen” wie das Mailprogramm darf nicht vergessen werden. Ordnen Sie Ihre E-Mails oder verfolgen Sie gar die Zero-Inbox-Methode.

• Streben Sie das papierlose Büro an. Versuchen Sie, auf Ausdrucke, Kopien oder Briefe zu verzichten. Machen Sie sich schlau, mit welchen Programmen Sie dieses Ziel am besten umsetzen können.

• Belohnen Sie das regelmäßige Aufräumen Ihres Arbeitsplatzes, indem Sie ihn sukzessive gemütlicher gestalten. Besorgen Sie sich beispielsweise kleine Pflanzen oder stellen Sie ein Bild Ihrer Familie auf.

• Hier mal eine Mail, dort ein Notizzettel, da ein Telefonat: Die Kommunikation über viele Kanäle sorgt gerne für Chaos. Schaffen Sie deshalb Programme an, mit denen Sie die Kommunikation und auch das Sammeln von Informationen bündeln. Spezielle Collaboration-Tools und CRM-Systeme wie HubSpot eignen sich bestens dafür.

Arbeiten Sie fortwährend an sich

Manche Menschen sind extrem strukturiert. Ihnen fällt es leicht, ein Büro zu organisieren. Geht es Ihnen nicht so, können Sie Schritt für Schritt dazulernen und sich Tipps einholen, wie Büroorganisation funktioniert. Bedenken Sie dabei, dass Sie zuerst eine gute Selbstorganisation beherrschen müssen, bevor Sie ein ganzes Büro oder Ihren Arbeitsplatz im Home-Office auf Vordermann bringen.

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